Iako uz vrhunske računovodstvene ERP-ove,veliki dio računovodstvenih zadataka može biti automatizirano, kontrolni mehanizmi i nadalje moraju postojati. Stoga u nastavku donosimo Vam 10 računovodstvenih zadataka koje biste trebali raditi na dnevnoj ili mjesečnoj bazi.
Svakodnevno obavljanje ovih zadataka pomaže Vam da na vrijeme reagirate i pronađete određena odstupanja dok je još uvijek relativno jednostavno ući u trag istima. Posebice je ovo važno otkako se je u vrijeme pandemije veliki broj internih procesa jednostavno preskočio i pojavila se je povećana mogućnost da dođe do određenih grešaka.
Dakle kada pogledate svoje poslovne knjige, želite biti sigurni da one odražavaju realno i objektivno stanje Vašeg poslovanja.
Napomena: Računovodstveni postupci svake tvrtke mogu se razlikovati ovisno o vrsti poslovanja, računovodstvenim metodama i specifičnostima pa tako i ova checklista nije univerzalni pristup za svaku tvrtku.
- DNEVNO OSVJEŽIVANJE FINANCIJSKIH PODATAKA
Sinhkroniziranje na dnevnoj osnovi svih ključnih dokumenata (izvodi poslovnih banaka, pregledi fakturiranja i dnevni zaključci o prodaji) najbolja su i najažurnija opcija. Provjerite da li su sheme knjiženja postavljene kod ovih automatskih preuzimanja ispravno posložene, kako bi točno znali čime raspolažete. U slučaju da vam treba pomoć oko postavljanja shema knjiženja provjerite sa svojim računovođom kako ih najoptimalnije posložiti.
- AKO VAŠA TVRTKA ZAPRIMA GOTOVINSKA PLAĆANJA, USKLADITE IH S RAČUNIMA
Ako primate gotovinska plaćanja kao i kartična plaćanja, položite ih svakodnevno u vaš sustav kako bi evidencija bila ažurna. Kreditne kartice i podaci iz vašeg POS sustava na dnevnoj bazi se trebaju ažurirati u računovodstvenom software-u kako bi se jednostavno otkrili eventualni viškovi ili manjkovi u odnosu na položena sredstva. Jedino na taj način biti će moguće reagirati na vrijeme ukoliko dođe do nepravilnosti.
- PLAĆANJE DOBAVLJAČIMA
U vrijeme pandemije dosta internih procesa se je zbog rada od doma izgubilo i povećale su se greške prilikom ispostavljanja i plaćanja faktura. Kada se zaprime fakture, zatražite osobu koja je zadužena za likvidiranje računa da ih detaljno pregleda, ukoliko postoje greške reagirajte na vrijeme.
Često u zadnje vrijeme čujemo za primjere kako su određeni dobavljači mimo postojećih ugovornih uvjeta povećali cijene a kako fakture prije plaćanja nisu potpisivale odgovorne osobe iste su bile dane takve na plaćanje. Savjet : Usporedite pristigle fakture s ugovornim uvjetima.
- FAKTURIRANJE KLIJENTIMA
Pravovremena naplata klijentima omogućuje jednostavniju naplatu. Proizvodi ili usluge koje ste pružili još uvijek su im svježi u mislima i ako postoji neslaganje s računom, lakše je razgovarati o tome sada a ne nakon nekoliko tjedana ili mjesec dana. Što duže čekate da naplatite svom klijentu, to će se duže čekati na naplatu.
U članku Forbesa, John Rampton, osnivač tvrtke za online plaćanja kaže: “Zapravo smo otkrili da kada fakturirate isti dan kada je posao dovršen (za razliku od čekanja više od dva tjedna na ciklus naplate) imaju gotovo 1,5 puta veću vjerojatnost da će biti plaćeni.”
- REDOVITO PRATITE NAPLATU
Pratite dospjela potraživanja i iskoristite početak svakog mjeseca za slanje podsjetnika neplaćenih faktura svojim kupcima. Bilo kakve odgode naplate potraživanja od kupaca potrebno je regulirati i računovodstveno evidentirati te pomno pratiti. Što je rok naplate potraživanja duži to je potraživanje teže naplatiti zbog čega prije svega treba dobro istražiti bonitet kupaca.
- PREGLED UPLATA POREZA I PLAĆA
Svaki mjesec pregledajte te usporedite rekapitulaciju obračuna plaća s izvještajem o plaćama koji dobivate od svojih računovođa ili računovodstvenog ureda.
Također, provjerite svaki mjesec poreznu karticu da li je kartica na nuli ili ima dugovanja ili pretplate za određena porezna davanja. Također unutar e-Porezne postoji i aplikacija SNU(specifikacija nepovezanih uplata) putem koje možemo dublje ući u pregled nepovezanih uplata i obrazaca Poreza na dohodak i doprinosa. Ukoliko postoje određene nepovezane stavke napravite plan s vašim računovođama da se takve stavke krenu riješavati i čistiti.
- PRATITE ZALIHE I INVENTAR
Ako ste tvrtka koja ima robu na zalihama, tada želite biti sigurni u točne pozicije i količine zaliha.
Ukoliko imate zalihe sa niskim obrtajem poduzmite adekvatne mjere kako bi zaradili nešto a ne ostavili ih da sakupljaju prašinu na skladištu.
U ovo doba krize nabavno-opskrbnog lanca osigurajte dovoljno zaliha svojih naprodavanijih proizvoda, ne dopustite svojim kupcima da odu negdje drugdje jer niste mogli ispuniti njihovu narudžbu – možda ćete na taj način i izgubiti kupca.
Kontinuirani mjesečni pregled nad zalihama pomoći će vam da shvatite kako se vaši proizvodi prodaju a na vašem osoblju je da kada zaprimi robu istoga dana ju unese u sustav kako bi bio ažuran i dao točan pregled zaliha. Koliko puta smo bili svjedoci da u nekoj trgovini na stanju nije bila roba koja se je fizički nalazila u trgovini te trgovac nije mogao ispostaviti fakturu zbog toga.
- USPOREDITE PRIHODE I RASHODE TE STVARNI REZULTAT SVAKI MJESEC
Na kraju svakog mjeseca vaš računovođa će vam poslati report prihoda i rashoda, bilancu i izvještaj o dobiti i gubitku. Usporedite da li imate odstupanja po pojedinim troškovima, zbog čega su ona nastala? Usporedite brojke s prethodnom godinama.
Vaša odgovornost je na kraju svakog mjeseca organizirati i pregledati sve svoje financijske izvještaje.
- POČNITE MJERITI
Napravite neke KPI-je (ključne pokazatelje uspješnosti) za svako područje poslovanja i počnite mjeriti – morate biti sigurni da se posao radi što je moguće produktivnije. Ovi indikatori vam pomažu pratiti zdravlje tvrtke, pratiti napredak, analizirati obrasce i rješavati probleme i prilagoditi se na vrijeme.
- REDOVITI BACK-UP PODATAKA
Ako ne koristite računovodstveni softver u oblaku koji automatski stvara sigurnosnu kopiju vaših podataka, svaki dan ručno napravite sigurnosnu kopiju svojih financijskih podataka. Na taj ste način sigurni da nećete izgubiti svoje podatke ako imate hardverski kvar, ransomware napad ili neki drugi problem. Prednosti od ručne sigurnosne kopije vaših podataka je ta što vam također omogućuje da se vratite na raniju sigurnosnu kopiju ako ste izbrisali nešto što niste trebali imati ili otkrijete pogreške koje bi bilo lakše ispraviti vraćanjem na jučerašnju spremljenu verziju i ponovnim unosom podataka.
